Strategi Hemat Biaya Monitoring PKL

Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah salah satu bagian terpenting dalam pendidikan vokasi. Melalui program ini, siswa mendapatkan pengalaman langsung di dunia kerja yang sesungguhnya. Mereka belajar mengaplikasikan teori yang diperoleh di sekolah, beradaptasi dengan budaya kerja, dan mengasah keterampilan teknis maupun soft skill yang dibutuhkan industri. Namun, keberhasilan PKL tidak hanya bergantung pada seberapa baik siswa bekerja di lapangan, melainkan juga pada bagaimana sekolah melakukan pembinaan dan pengawasan atau monitoring. Monitoring menjadi kunci agar siswa tetap terarah, menjaga kedisiplinan, serta memastikan kerja sama dengan Dunia Usaha dan Dunia Industri (DUDI) berjalan harmonis.

Sayangnya, di lapangan, sekolah kerap menghadapi berbagai tantangan dalam melaksanakan monitoring. Keterbatasan anggaran sering menjadi penghambat utama. Monitoring PKL yang ideal biasanya memerlukan kunjungan langsung ke lokasi industri tempat siswa ditempatkan, namun biaya transportasi, akomodasi, dan operasional lainnya tidak selalu tersedia dalam jumlah memadai. Akibatnya, tidak semua guru dapat melakukan kunjungan secara rutin.

Selain itu, beban mengajar guru yang tinggi menjadi tantangan tersendiri. Guru yang sudah memiliki jadwal mengajar padat sering kali kesulitan meluangkan waktu untuk melakukan monitoring ke lapangan. Padahal, tanpa pemantauan yang baik, potensi masalah seperti ketidakhadiran siswa, kendala teknis, atau masalah komunikasi dengan pihak DUDI bisa terlewatkan.

Ada pula kebutuhan khusus dari jurusan tertentu, seperti jurusan listrik di SMK Muhammadiyah 2 Cepu, yang memerlukan dokumentasi visual kegiatan PKL. Dokumentasi berupa foto atau video ini tidak hanya berguna sebagai arsip sekolah, tetapi juga menjadi bahan publikasi di media sosial untuk mempromosikan kerja sama dengan DUDI dan menunjukkan kepada masyarakat luas bahwa siswa benar-benar mendapatkan pengalaman kerja yang relevan. Sayangnya, keterbatasan sumber daya membuat pengumpulan dokumentasi visual secara langsung menjadi sulit dilakukan.

Kombinasi dari tantangan tersebut menuntut adanya solusi yang kreatif, efektif, dan efisien. Sekolah tidak bisa hanya mengandalkan metode monitoring tradisional yang mengharuskan guru hadir di lokasi. Diperlukan cara yang lebih fleksibel, mampu menjangkau siswa di berbagai tempat, dan tetap memberikan hasil yang optimal. Dari sinilah muncul gagasan untuk memanfaatkan teknologi yang sudah akrab digunakan oleh semua pihak, yaitu aplikasi WhatsApp.

Langkah pertama yang dilakukan adalah pembentukan grup WhatsApp khusus PKL. Grup ini menjadi ruang komunikasi bersama yang beranggotakan guru pembimbing PKL, siswa peserta PKL, dan pimpinan atau perwakilan DUDI tempat siswa ditempatkan. Tujuan dari grup ini adalah untuk mempermudah komunikasi dan pemantauan kegiatan secara real-time. Dengan adanya grup ini, jarak dan waktu tidak lagi menjadi kendala besar, karena setiap pihak dapat saling bertukar informasi kapan saja.

Dalam grup ini, guru pembimbing dapat memantau perkembangan siswa secara langsung melalui laporan yang dikirimkan setiap hari. Pihak DUDI juga dapat memberikan masukan atau melaporkan permasalahan yang terjadi tanpa harus menunggu kunjungan dari pihak sekolah. Sementara itu, siswa memiliki jalur komunikasi resmi untuk melaporkan kegiatan mereka dan menyampaikan kendala yang dihadapi. Transparansi tercipta karena semua pihak yang terlibat dapat melihat informasi yang disampaikan di grup.

Langkah kedua adalah memanfaatkan media yang dimiliki siswa untuk mendokumentasikan kegiatan mereka. Siswa diminta secara berkala membagikan video kegiatan PKL di grup WhatsApp. Video ini berfungsi ganda: pertama, sebagai dokumentasi visual untuk memastikan siswa benar-benar mengikuti kegiatan sesuai bidangnya; kedua, sebagai bahan publikasi di media sosial sekolah. Publikasi ini menjadi sarana promosi yang efektif, baik untuk memperkenalkan kualitas siswa maupun membangun citra positif sekolah dan mitra DUDI.

Dengan cara ini, kebutuhan jurusan listrik untuk memperoleh dokumentasi visual kegiatan siswa dapat terpenuhi tanpa harus mengirim tim khusus untuk mengambil gambar di lokasi. Siswa dilatih untuk mengambil video yang jelas dan informatif, sehingga guru dan pihak sekolah bisa mendapatkan gambaran yang cukup detail tentang kondisi dan aktivitas di lapangan.

Langkah ketiga adalah memanfaatkan grup WhatsApp sebagai saluran distribusi informasi resmi. Segala bentuk informasi penting, mulai dari pemberitahuan ketidakhadiran siswa, laporan aktivitas harian, hingga pengumuman resmi dari sekolah, disampaikan melalui grup ini. Cara ini terbukti efisien, karena informasi dapat diterima semua pihak secara serentak, mengurangi risiko miskomunikasi, dan memastikan bahwa pesan yang disampaikan bersifat transparan.

Hasil dari strategi ini cukup memuaskan. Meskipun monitoring dilakukan secara online, kualitas pembinaan tidak menurun. Guru dapat merespons cepat jika ada masalah, karena laporan dan dokumentasi diterima secara real-time. Siswa pun menjadi lebih bertanggung jawab dalam melaporkan kegiatan mereka, karena tahu bahwa aktivitasnya dipantau langsung oleh guru dan pihak DUDI.

Kualitas komunikasi antara sekolah dan DUDI juga meningkat. Grup WhatsApp menjadi wadah yang memudahkan terjadinya komunikasi dua arah yang responsif. Pihak industri merasa lebih dihargai karena sekolah hadir secara virtual dan tetap terlibat dalam pembinaan siswa. Hubungan kerja sama pun menjadi lebih terbuka dan harmonis, yang pada gilirannya memperkuat kepercayaan industri terhadap sekolah.

Manfaat lainnya adalah tersedianya dokumentasi video yang berkualitas untuk keperluan publikasi. Video kegiatan PKL yang dibagikan siswa menjadi konten menarik untuk media sosial sekolah. Hal ini tidak hanya mempromosikan kegiatan PKL, tetapi juga memperkenalkan mitra DUDI kepada masyarakat luas. DUDI pun diuntungkan karena mendapatkan promosi positif secara gratis, sementara sekolah memperkuat branding sebagai lembaga yang mampu menjalin kerja sama profesional.

Pendekatan ini juga membentuk karakter siswa. Dengan tanggung jawab melaporkan kegiatan melalui video dan laporan harian, siswa belajar disiplin, jujur, dan mampu mengomunikasikan aktivitas mereka dengan baik. Mereka juga terlatih untuk berpikir kreatif dalam mendokumentasikan pekerjaan, yang bisa menjadi keterampilan tambahan di luar kompetensi teknis jurusannya.

Pada akhirnya, pembentukan grup WhatsApp untuk monitoring PKL bukan hanya sekadar penggunaan teknologi komunikasi, tetapi sebuah strategi pengelolaan pembinaan yang hemat biaya, fleksibel, dan berdampak besar. Sekolah dapat tetap menjaga kualitas PKL meskipun menghadapi keterbatasan anggaran dan beban kerja guru yang tinggi.

Pengalaman ini menunjukkan bahwa keterbatasan sumber daya bukan alasan untuk menurunkan standar pembinaan siswa. Justru, kondisi tersebut bisa menjadi pemicu lahirnya inovasi. Dengan memanfaatkan teknologi yang sederhana dan familiar, sekolah dapat mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas pengawasan terhadap siswa di dunia kerja.

Ke depan, model ini dapat dikembangkan lebih jauh, misalnya dengan menambahkan format laporan video mingguan, memanfaatkan aplikasi penyimpanan berbasis cloud untuk arsip dokumentasi, atau mengintegrasikan fitur pelacakan lokasi untuk memastikan kehadiran siswa di tempat PKL. Dengan demikian, monitoring PKL akan semakin terukur, transparan, dan profesional, sekaligus tetap hemat biaya.

Dengan koordinasi yang baik, keterlibatan aktif siswa, dan pemanfaatan teknologi secara kreatif, SMK Muhammadiyah 2 Cepu membuktikan bahwa pembinaan siswa di dunia kerja bisa tetap berjalan optimal meski menghadapi keterbatasan sumber daya. PKL bukan hanya ajang belajar bekerja, tetapi juga wadah membentuk karakter, membangun jaringan profesional, dan memperkuat reputasi sekolah di mata industri maupun masyarakat.

Penulis : Joko Mulyono, S.Pd,  Guru SMK Muhammadiyah 2 Cepu