SMKN Jateng Semarang Ikuti Sosialisasi Pengelolaan Data Pasangan dan Anak

Semarang – SMKN Jateng di Semarang turut ambil bagian dalam Sosialisasi Pengelolaan Data Pasangan dan Anak Aparatur Sipil Negara (ASN) yang diselenggarakan oleh Cabang Dinas Pendidikan Wilayah II Provinsi Jawa Tengah di SMA Negeri 3 Semarang, Kamis (30/7/2026). Kegiatan yang berlangsung mulai pukul 08.00 WIB hingga selesai tersebut menjadi langkah strategis untuk meningkatkan akurasi dan validitas data kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.

Sosialisasi ini merupakan tindak lanjut dari Nota Dinas Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Nomor 800/648/DISDIK/2026 tertanggal 14 Juli 2026. Kegiatan tersebut diikuti oleh pengelola kepegawaian dari berbagai satuan pendidikan, termasuk SMKN Jateng di Semarang, guna menyamakan persepsi terkait tata kelola, pemutakhiran, serta validasi data keluarga ASN yang meliputi pasangan dan anak.

Kasubag Tata Usaha Cabang Dinas Pendidikan Wilayah II Provinsi Jawa Tengah, Adhelika Mahmudiah, S.E.Akt dalam arahannya menegaskan bahwa validitas data keluarga ASN bukan sekadar kebutuhan administratif, tetapi menjadi dasar dalam menjamin terpenuhinya hak-hak pegawai secara tepat.

“Data pasangan dan anak yang akurat menjadi fondasi dalam pelayanan kepegawaian. Melalui pemutakhiran data yang benar, hak-hak ASN seperti tunjangan keluarga dapat diberikan secara tepat sasaran, sekaligus menjaga sinkronisasi antara sistem informasi kepegawaian dan sistem penggajian,” ujarnya.

Kegiatan sosialisasi menitikberatkan pada penguatan pemahaman mengenai Pemutakhiran Data Mandiri (PDM) yang wajib dilakukan setiap ASN melalui Sistem Informasi ASN Jawa Tengah (SIASN JTG) dan aplikasi e-File Jateng. Peserta mendapatkan penjelasan secara rinci mengenai mekanisme pengisian data, proses verifikasi, hingga dokumen pendukung yang harus diunggah sesuai ketentuan.

Dalam pemaparannya dijelaskan bahwa tujuan utama pemutakhiran data adalah mewujudkan data keluarga ASN yang mutakhir dan valid pada SIASN JTG maupun SIM Gaji Jateng. Selain itu, kegiatan ini juga bertujuan memastikan ketepatan pemberian hak-hak ASN, khususnya tunjangan keluarga, menyelaraskan data profil kepegawaian dengan data penggajian, serta meningkatkan akuntabilitas layanan administrasi kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.

Para peserta memperoleh informasi mengenai jadwal Pemutakhiran Data Mandiri yang dilaksanakan setiap tanggal 5 hingga 15 setiap bulan untuk data utama. Data yang wajib diperbarui meliputi biodata pegawai, data orang tua, mertua, pasangan, anak, hingga hubungan kekerabatan. Sementara itu, pembaruan foto presensi dapat dilakukan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan.

Pada sesi teknis, narasumber, Dafiz Adi Nugroho, ST, M.Kom menjelaskan bahwa validasi data pribadi dan foto presensi dilakukan oleh Admin Kepegawaian pada satuan kerja terkecil, sedangkan validasi data keluarga dilakukan oleh Admin Kepegawaian di tingkat satuan kerja. Mekanisme tersebut diharapkan mampu menjamin keakuratan setiap perubahan data yang diajukan ASN.

“Pemutakhiran data bukan hanya kewajiban administratif, tetapi juga bentuk tanggung jawab setiap ASN terhadap validitas informasi pribadinya. Data yang tidak sesuai dapat berdampak pada layanan kepegawaian maupun penggajian,” jelas Dafiz Adi Nugroho dalam sesi sosialisasi.

Materi yang disampaikan juga menguraikan secara detail persyaratan dokumen yang wajib diunggah. Seluruh dokumen harus berupa hasil pindai berwarna sesuai dokumen asli atau dokumen yang telah menggunakan tanda tangan elektronik. Apabila dokumen asli hilang, ASN diwajibkan melampirkan surat kehilangan dari kepolisian beserta dokumen pengganti atau fotokopi yang telah dilegalisasi oleh instansi berwenang.

Untuk data pribadi, terdapat sembilan dokumen utama yang harus tersedia, di antaranya SKUMPTK, Kartu ASN, akta kelahiran, kartu BPJS, NPWP, KTP, Kartu Keluarga, kartu Taspen, serta Surat Pernyataan Tidak Pindah Selama 10 Tahun. Sementara itu, dokumen pasangan meliputi akta kelahiran, BPJS, buku nikah atau akta nikah, hingga surat keterangan kerja. Bagi pasangan yang berstatus ASN, TNI, atau Polri, diwajibkan melampirkan surat keterangan mengenai penerimaan tunjangan keluarga dari instansi tempat bekerja.

Persyaratan bagi data anak juga menjadi perhatian khusus. Selain akta kelahiran dan kartu BPJS, anak yang berusia di atas 21 tahun wajib melampirkan surat keterangan masih sekolah atau kuliah serta surat pernyataan tidak memiliki penghasilan sendiri. Sedangkan untuk anak angkat, diperlukan tambahan dokumen berupa surat keterangan adopsi.

Tidak hanya membahas administrasi dokumen, peserta juga diberikan pedoman mengenai standar foto profil dan foto presensi yang digunakan dalam sistem. Foto profil diwajibkan menggunakan seragam khaki dengan latar belakang yang disesuaikan berdasarkan jabatan, sedangkan foto presensi dibuat lebih fokus pada wajah dengan format dan ukuran file yang telah ditentukan.

Sesi berikutnya membahas mekanisme monitoring dan verifikasi usulan perubahan data. Admin kepegawaian diberikan panduan untuk melakukan pemeriksaan setiap usulan, mulai dari pengecekan kelengkapan dokumen, penandaan data yang tidak sesuai, hingga pemberian status persetujuan maupun penolakan disertai alasan yang jelas. Sistem ini dirancang agar seluruh proses berlangsung transparan, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam sosialisasi tersebut juga disampaikan bahwa Pemerintah Provinsi Jawa Tengah akan melaksanakan Desk Evaluasi Kesesuaian Data Penggajian yang melibatkan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD). Hasil evaluasi akan dituangkan dalam berita acara dan menjadi dasar tindak lanjut terhadap data yang masih ditemukan tidak sesuai.

Panitia mengingatkan bahwa ASN yang tidak melakukan pemutakhiran data atau memiliki data yang terbukti tidak sesuai berpotensi mengalami penangguhan bahkan penghentian pembayaran tunjangan keluarga sesuai hasil evaluasi yang dilakukan pemerintah daerah.

Selain penyampaian materi, peserta juga memperoleh berbagai contoh format surat pendukung, mulai dari surat keterangan kerja pasangan untuk ASN, TNI, Polri, pensiunan, pegawai swasta, wiraswasta maupun ibu rumah tangga, hingga format surat pernyataan anak yang belum memiliki penghasilan sendiri. Seluruh format tersebut disiapkan agar proses pemutakhiran data dapat berjalan lebih mudah dan seragam di setiap satuan pendidikan.

Perwakilan SMKN Jateng di Semarang, Nofik Nurfitriana menyambut positif penyelenggaraan sosialisasi tersebut. Menurutnya, kegiatan ini memberikan pemahaman yang lebih komprehensif kepada pengelola kepegawaian dalam mendampingi ASN melakukan pembaruan data secara benar.

“Kami akan segera menindaklanjuti hasil sosialisasi ini dengan menginformasikan kepada seluruh ASN di lingkungan sekolah agar melakukan Pemutakhiran Data Mandiri sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Kelengkapan dokumen dan kesesuaian data menjadi prioritas agar pelayanan kepegawaian berjalan optimal dan hak-hak pegawai tetap terjamin,” ungkapnya.

Melalui sosialisasi ini diharapkan seluruh ASN di lingkungan satuan pendidikan, termasuk SMKN Jateng di Semarang, semakin memahami pentingnya pembaruan data keluarga secara berkala. Akurasi data tidak hanya mendukung tertib administrasi kepegawaian, tetapi juga menjadi bagian dari upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang profesional, akuntabel, dan berorientasi pada pelayanan publik yang berkualitas.